昨今、新型コロナウイルス感染拡大の防止策として、国は「テレワーク」や「Web会議」を推奨していますが、実際に現場で働く方々もだいぶ慣れてきたのではないでしょうか？
そこで本記事では、改めてWeb会議をするために必要な環境やWeb会議のマナーについて解説しています。 感染拡大地域の方は既に経験済みかと思いますが、まだテレワークを実施したことがない、又はWeb会議をしたことがない方は是非参考にしてくださいね！
Web会議をするために必要な環境
テレワークにて仕事をしていく中で、必ず「Web会議」をする機会が増えてきます。 また、それと同時に顧客とのWeb会議（Web打ち合わせ）をする機会も増えていきますが、どのような環境があれば快適にWeb会議をすることができるのか？
Web会議に必要な環境は、以下になります。
- インターネット環境
- PC又はタブレット
- マイク付きイヤホン
また、社内での会議も、私だけWeb会議で参加するということも7、8年前からやっていましたね…。 それだけ対面式の会議の必要性を感じておらず、結果的に業績が伸びれば問題はないと思います。
ただし、それでも対面式にはリアルな表情や思いが伝わるというメリットがありますので、一概にWeb会議のみで良いということは断言出来ない場合もあります。
Web会議のマナーについて考えてみる
テレワーク需要が加速する中、それと同時にテレワークに不慣れな人も多く、Web会議におけるマナーについて指摘されることも多々あるのではないでしょうか？
例えば、対面の打ち合わせだと「座る位置」とか「話す順番」とか、日本ならではの面倒なしきたりがありますよね…。 私自身はあまり気にしないタイプなので『別になんでも良くね？』という開き直り派なのですが、一応念の為記載しておきますね…。
- 入室のタイミング
- 進行
- 退出のタイミング
入室のタイミング
まずは、Web会議の入室タイミングですが、基本的には話を持ちかけた側、あるいは身分が下の方が先に入室するのが一般的です。
例えば、社内のWeb会議の場合には、上司よりも先に入室し待機しておく。また顧客とのWeb会議の際には、顧客よりも先に入室して待機しておくことは、言うまでもなく常識なことです。 これを出来ないだけでかなりのイメージダウンに繋がりますので、目安として開始5分前には入室してスタンバイしておきましょう。
進行
続いて、Web会議の進行についてですが、Web会議は対面式の会議とは異なり、沈黙の時間は非常に気まずいです…。 私も経験がありますが、沈黙の時間はもはや「冷や汗」が出てしまうほど気まずいです（汗） ですので、Web会議の企画側がしっかりと段取りをし、その会議で話す内容を事前にメール等で送っておくとスムーズに進行が出来ます。
また、Web会議では「相手に話す時間を与える」という意識が重要です。 例えば、Web会議では環境上、話しているところに割り込むことが難しいため、適度な「ふり」が非常に大事です。 『僕はこのように考えていますが、◯◯さんはいかがですか？』のように、対面式ではその人の顔を見れば『あ、私ね？』と相手も気付けますが、Web会議では中々難しいことです。 これは顧客とのWeb会議でも同様のことが言えますので、『何かご不明点はございますか？』と頻繁にお声掛けすることがとても大事です。
退出のタイミング
そして、退出のタイミングですが、これは「入室タイミングと逆」と考えると分かりやすいですね。 上司や顧客が退出するのを待ち、その後自分が退出するといった流れにすれば、指摘されることはないと思います。 ただし、空気の読めない上司や顧客の場合、いつになっても退出せずに意味不明な沈黙の時間ができてしまう可能性がありますので、状況によっては『退出方法はご存知でしょうか？』と声をかけることもとても大事なことです。
Web会議をスムーズに進行するために重要なこと
Web会議をスムーズに進行するために重要なことは、とにかく「段取り」が全てです。
Web会議が始まってから資料を出すのではなく、事前に資料をメール等で送っておくことこで、スムーズに進行出来ます。 中には、セキュリティの関係上、事前に送れない資料もあると思いますが、そのような時は話す内容を一覧にして事前に送っておくことで、相手方も把握した上でWeb会議に挑めますので気持ち的にも楽です。 例えるなら、総理大臣の記者会見のようなことですね。 日本の総理大臣は、事前に記者会見の日程、記者の質問内容から回答まで全て設定した状態で会見をしていますので、ただ紙に書いている内容を読み上げているだけです。 だから国民に思いが伝わらないんですけどね…。
しかし、Web会議は首相の記者会見ではありませんから、段取りによってはとても清々しいWeb会議として気持ちよく終えることが出来ます。 私も幾度となくWeb会議を経験してきましたが、段取りが悪いと結局終わった後にメールで確認しちゃいますからね…。
とにかく段取りだけは、入念にしておきましょう！
まとめ
まとめになりますが、現在日本は新型コロナウイルスにおける第三波が襲来中です。 感染者数、重症患者数ともに最多を更新中ですので、深刻な状況が続いています…。 おそらくお正月明けの1月中旬以降には、第四波が来る可能性もありますので、まだまだテレワークやWeb会議の需要は強まる一方です。 環境やマナーを意識して、快適なWeb会議ができるようにしていきましょう。
以前書いた「テレワーク環境をより良くする為におすすめの設備！掛かる費用や助成金なども解説」にてご紹介していますが、私も自宅でより良い仕事環境を構築するために、椅子やデスク周りなどを新調しました。 椅子ひとつでかなり環境はよくなりますからね…。お時間のあるときに是非ご覧頂けると幸いです。
以上、最後までご覧頂きありがとうございました！
